KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak İpekyol Giyim Sanayi Pazarlama ve Ticaret Anonim Şirketi (“İpekyol” veya “Şirket”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni, kişisel verilerinizin ne şekilde işlenmekte olduğuna ve sahip olduğunuz haklara dair bilgilendirilmeniz amacıyla hazırlanmıştır.

2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebebi

Toplanan kişisel ve özel nitelikli kişisel verileriniz (bundan sonra birlikte “kişisel veri” olarak anılacaktır), İpekyol ile akdetmiş olduğunuz iş sözleşmesi kapsamında, işbu aydınlatma metninde belirtilen amaçlar ile sınırlı olarak aşağıda sayılı yöntemler ile elde edilmektedir.

İpekyol ile iş ilişkiniz kapsamında;

-        Ad, soyad, cinsiyet, medeni hal, nüfus bilgileri, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi ve yeri; Kimlik,

-        Mobil telefon numarası, sabit telefon numarası, elektronik posta adresi, yerleşim yeri adresi; İletişim,

-        Mesleki deneyim bilgileri, işe giriş, atama, fotoğraf, sertifikalar, transkript bilgileri, maaş ödeme bilgileri, pozisyon, unvan, çalışılan iş yeri, pasaport bilgileri, özgeçmiş bilgileri, istihdam statüsü, çalışma saati, ücret, kıdem ve çalışma giderleri, yan haklar, masraflar ve detayları, işe giriş tarihi, prime esas kazanç tutarı, ücret ve prime dair tüm bilgi ve belgeler, diğer çalışma koşulları, görev tanımı, hedef, yetkinlik, çalışma performansı ve buna ilişkin yönetim değerlendirme bilgileri, birim zaman diliminde hesaplanan iş verimlilik değerleri, çalışanın İpekyol’da çalışırken yaptığı disiplin cezası gerektiren hareket ve ya bu doğrultuda İpekyol’un çalışan hakkında yürüttüğü soruşturmalar, yapılan herhangi bir şikâyet veya kovuşturma sonuçları, disiplin verileri ve değerlendirme sonuçları, bordro bilgileri, tazminat raporu, çalıştığı bölüm bilgisi, iş giriş çıkış saatleri, kamera kayıtları, iş giriş çıkış saatlerini takibe yönelik kapı no/turnike no; Özlük,

-        IP adres bilgileri, işi gereği kullanılan programlara giriş-çıkış bilgileri, log-in/log-off tarihleri, log kayıtları, şifre ve parola bilgileri; İşlem Güvenliği,

-        Eş ve varsa çocuk, anne ve baba , kardeş   isimleri soy isimleri, doğum tarihleri, evlilik, vefat bildirimleri ve tarihleri, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numaraları, eşin çalışma durumu, altsoyunun eğitim durumu bilgisi ve diğer bakmakla yükümlü olunan kişiler hakkında çalışan tarafından sağlanan sair bilgiler; acil durumda aranacak yakının yakınlık derecesi, acil durumda aranacak yakınların ad, soyad ve telefon numaraları , sigorta türü, sigorta başlangıç tarihi, vergi no, vergi grubu, araç plaka no, tahsis edilen veya geçici olarak kullanıma verilen aracın GPS sistemi aracılığı ile elde edilen konum, hız ve sair bilgileri belirli birimlerin geç mesai sonrası kullanması halinde servis ve durak bilgisi, yabancı ise oturma ve çalışma izin bilgileri, imza; Diğer bilgiler,

-        Dini aidiyet ve mezhep bilgileri, kan grubu ile birlikte işe alım sırasında beyanı/ibrazı talep edilen arşivli sabıka kaydı belgesi, özgeçmişte var ise dernek, vakıf, sendika üyelik bilgileri, HES kodu, aşı kartı, PCR test sonucu, engel durumu, sağlık verileri, var ise cihaz ve protez bilgileri, kılık kıyafet bilgileri, özel sağlık sigortası için ihtiyaç duyulan (zeyil bilgileri) poliçe, rapor ve sağlık bilgileri, teşhis ve tedavi detayları ve tutarları; Özel Nitelikli Kişisel Veriler

-        Fotoğraf, Video;  Görsel ve  İşitsel Veriler,

 

kategorilerindeki kişisel verileriniz, Kanun’un 4’üncü maddesinde sayılan (a) hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, (b) doğru ve gerektiğinde güncel olma, (c) belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, (ç) işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ve (d) ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkelerine uygun şekilde işlenmektedir.

Kişisel verileriniz;

-        Şirket insan kaynakları politikaları çerçevesinde işe alım süreçlerinin yürütülmesi ve sonuçlandırılması amacıyla,

-        4857 Sayılı İş Kanunu uyarınca özlük dosyalarının oluşturulması, maaş bordroları, vergiler, sağlık ve güvenliğe ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla,

-        4857 Sayılı İş Kanunu, 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatı ve çalışma yaşamını düzenleyen mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla,

-        Çalışan yönetiminin sürdürülmesi ve geliştirilmesi amacıyla,

-        Sözleşmeden doğan; personel yönetimi, kariyer ve organizasyonel gelişim kararlarının etkin ve doğru alınabilmesi, iş dağılımı ve ücret, prim, emeklilik, sağlık, sigorta ve izin gibi çalışan haklarının yönetimi amacıyla,

-        Görevlendirilmelerin takip edilmesi,

-        Çalışan performanslarının değerlendirilmesi ve bu doğrultuda maaş, ikramiye ve diğer tazminat değerlendirmelerinin yapılması amacıyla,

-        Performans    değerlendirmelerinin,    disiplin    ve     şikâyet                       duruşmalarının              ve             iç soruşturmaların yürütülmesi için gereken bilgilerin toplanması amacıyla,

-        İş yerine ulaşım hizmetlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla,

-        İş sözleşmesinden doğan yükümlülüklere, İpekyol politikalarına ve uygulama kurallarına uyumun takip edilmesi amacıyla,

-        Yabancı personel çalışma ve oturma izin işlemlerinin yürütülmesi amacıyla,

-        Çalışanların isim, pozisyon/unvan ve konum, iş sözleşmesi bilgileri ve rapor kanalları gibi bilgileri içeren bir veya daha fazla dâhili ve harici çalışan dizinlerinin oluşturulması amacıyla;

-        Yasal prosedürlerle ilgili durumlar ya da hukuki tavsiye alma da dâhil olmak üzere, İpekyol’un ve sizin bir çalışan olarak iş hukukundan kaynaklı haklarının kullanılmasının sağlanması amacıyla,

-        İpekyol’un tamamının ya da bir kısmının, işletmesinin ya da İpekyol grubunun herhangi bir kısmının satılmasının söz konusu olması halinde gerekli faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla,

-        Medikal kayıtların ve tıbbi raporların tutulması, depolanması ve hazırlanması (hastalık sebebiyle izinli olunan günlerin takip edilmesi, sağlık giderlerinin hesaplanması ve çalışana sağlanacak menfaatlerin yönetimi ile çalışanın işe elverişliliğin tespiti ve iş yerinde gerekli ayarlamaların yapılması amaçlarıyla),

-        Yan hak olan Özel Sağlık sigortası yapılması faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla,

-        Çalışan devam kontrol sistemleri üzerinde şirket personelinin iş ortamında güvenlik ve operasyonun sürekliliği amacıyla takip edilmesi amacıyla,

-        Çalışanların kapılardan ve turnikelerden giriş çıkışlarının kontrol edilmesi, çalışma saatlerinin ayarlanması, iş ortamı güvenliğinin sağlanması, acil durumlarda çalışanın bilgilerine ulaşılabilmesi ve kimlik doğrulamaların yapılabilmesi amacıyla,

-        İş yerinde güvenliğin tesisi amacıyla,

-        Hizmet için eğitim ve faaliyetler de dahil olmak üzere kurumsal ilişkilerin yürütülmesi ve sürdürülebilmesi amacıyla,

-        Acil durum yönetim durumlarının yönetilmesi amacıyla,

-        Çalışma ilişkisi ile doğrudan bağlantılı veya doğrudan bağlantılı olmaksızın size sunulan imkânlara ve yan haklara ilişkin gerekli belgelerin toplanması ve işlenmesi amacıyla,

-        İş ilişkisinin sona ermesinden sonra çalışan geçmişine ilişkin veri tabanının tutulması ya da bir uyuşmazlık halinde delil olarak kullanılması amacıyla,

-        Mevcut çalışanlara yeni iş fırsatları sunmaya yönelik gerekli değerlendirmenin yapılması ve işe alım/değişiklik sürecinin gerçekleştirilmesi amacıyla,

-        Çalışanların başka pozisyonlar için uygunluklarının değerlendirilmesi amacıyla verilerinin saklanması amacıyla,

-        Bilgi güvenliği süreçlerin yürütülmesi amacıyla,

-        İpekyol’un ve İpekyol ile iş ilişkisi içerisinde olan kişiler ile hukuki ve ticari yükümlülüklerin gerçekleştirilmesinin temin edilmesi amacıyla,

-        İpekyol’un eğitim planı ve takipleri yapmasına imkân sağlanması amacıyla,

-        İş yerinde taziye, doğum haberi ve doğum günü, eğitim, yemek ve organizasyon   gibi sosyal, kültürel, Çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi, çalışan tarafından şirket içi sosyal paylaşım platformu üyeliğinin başlatılması ve kullanılması amaçlarıyla,

-        İş Sağlığı ve güvenliğinin sağlanması, geliştirilmesi ve sürdürülmesi amacıyla,

-        Gider takibi yapılması ve bütçe oluşturulması amacıyla;

-        Yönetim raporlama ihtiyacının karşılanması amaçlarıyla,

-        Şirketin anlaşma yaptığı ve çalışanlarına özel imkanlar sağlanan kampanyalar çerçevesinde çalışanın bu kampanyalara katılmak istemesi amacıyla,

-        Devlet tarafından verilen teşviklerden faydalanmak amacıyla,

-        Acil bir durumda yakınlarınıza haber vermek amacıyla,

-        İç denetim faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla,

-        İletişim faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla,

-        Yetkili, kişi ve kurumlara bilgi verilmesi amacıyla,

-        Şirket tarafından verilen ürün ve araçların kontrol ve denetiminin yapılması amacıyla,

  kanunlarda açıkça öngörülen hallerde; iş sözleşmenizin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması kaydıyla, sözleşme taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde; İpekyol’un hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için kişisel veri işlemenin zorunlu olduğu hallerde; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması halinde ve çalışanın temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, İpekyol’un meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması halinde ve bunlar dışında kalan ve tarafınıza sunulacak olan açık rıza metninde belirtilen diğer hallerde, vermeniz durumunda açık rızanıza dayanılarak Kanun’un 4’üncü maddesinde sayılan ilkelere uygun şekilde işlenmektedir.

3.    İşlenen Kişisel Verilerin Aktarımı

Toplanan kişisel verileriniz; yukarıda belirtilen amaçlarla yazılım hizmetleri ve diğer dış kaynak hizmet sağlayıcıları, barındırma hizmet sağlayıcıları (hosting servisleri), kargo şirketleri, sigorta şirketleri, hukuk büroları, araştırma şirketleri, çağrı merkezleri, şikayet yönetimi, bankacılık hizmetleri, mali ve çalışma konuları ile ilgili kurumlar, vergi danışmanları, denetçileri ve diğer harici profesyonel danışmanlar, iş yerinde sosyal ve kültürel bir anlayışın gereği olarak veya eğitim amacıyla, eğitim, seyahat, konaklama firmaları gibi üçüncü gerçek ve/veya tüzel kişiler, sağlık hizmetleri görevlileri ve özel sağlık şirketleri gibi İpekyol’a hizmet ya da ürün sağlayan diğer kişiler ile güvenliğin sağlanmasına ilişkin yazılım şirketleri, ajanslar, danışmanlık şirketlerine , Şirketin anlaşma yaptığı ve çalışanlarına özel imkanlar sağlanan kampanyalar çerçevesinde çalışanın bu kampanyalara katılmak istemesi durumunda kampanyayı düzenleyen firma ve kampanyanın yerine getirilebilmesi için zorunlu olarak çalışılan diğer gerçek ve/veya tüzel kişiler, Şirketin Kiracısı olduğu  Kiraya Veren’lere , Şirketin Kiracısı olduğu AVM yönetimlerine ,  danışmanlık şirketleri, şirket içi sosyal paylaşım platformu sağlayıcısı, sosyal medya mecraları dahil olmak üzere üçüncü kişiler ile ilgili hizmetin veya işlevin yerine getirilebilmesi ile bağlantılı ve sınırlı olarak Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde yurt içi ve yurt dışına aktarılmaktadır.

Çalışanların kişisel verileri, yürürlükteki mevzuat kapsamında görev ve yetkisi bulunan kamu kurum ve kuruluşlarıyla; adli makamların talebi üzerine ya da uygulanacak kanunların, yönetmeliklerin, mahkeme kararlarının ve savcılık taleplerinin zorunlu kıldığı hallerde veyahut da İpekyol’un yeniden yapılanması, satılması, varlıklarının yeniden dağıtılması, birleşmesi, elden çıkarılması ya da diğer kontrol değişiklikleri hallerinde paylaşılmaktadır.

4.    Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi

İnsan Kaynakları Yönetimi ve yasal gereklilikler nedeniyle ve yukarıda belirtilen amaçlarla, güncelliği tarafınızca taahhüt edilen kişisel verileriniz; Şirkete, İnsan Kaynakları firmalarına, istihdam bürolarına, elektronik ortamda insan kaynakları arama ve eşleştirme hizmeti veren iş bulma portallarına kağıt ortamında veya elektronik ortamda, verdiğiniz bilgiler ve dokümanlar, çalışma hayatı gereklilikleri nedeniyle kamu kurum ve kuruluşları tarafından tesis edilmiş olan sistemlerdeki veriler, şirket içi sosyal paylaşım platformu ve çalışma süreniz boyunca meydana gelen bilgi ve belgelerden toplanmaktadır.

Kişisel verileriniz Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işbu bilgilendirme metninde belirtilen amaçlarla işlenmekte ve yalnızca bu amaçlarla sınırlı şekilde aktarılmaktadır.

Toplanan kişisel verileriniz iş akdiniz süresince, ilgili mevzuatta zorunlu kılınan süreler boyunca ve her halükarda iş akdinizin sona ermesini müteakiben mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanacaktır.

Suça konu bir eylemin söz konusu olması halinde ise kişisel verileriniz Türk Ceza Kanunu’nda belirtilen dava ve ceza zamanaşımları süresince tutulacaktır.

5. Kişisel Veri Sahibinin Kanunda Sayılan Hakları

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda düzenlenen yöntemlerle İpekyol’a iletmeniz durumunda İpekyol talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandıracaktır. Verilecek cevapta on sayfaya kadar ücret alınmayacaktır. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınacaktır. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde İpekyol tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçmeyecektir.

Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

·        Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

·        Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

·        Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

·        Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

·        Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·        6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

·        İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

·        Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

 

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'in 5. maddesi uyarınca, Türkçe olarak; veri sorumlusu sıfatıyla, Islak imzalı ve kimlik fotokopisi ile Bomonti, Kazım Orbay Caddesi, No: 35, Şişli/İstanbul adresine göndererek, geçerli bir kimlik belgesi ile birlikte İpekyol’a Bomonti, Kazım Orbay Caddesi, No: 35, Şişli/İstanbul adresinden şahsen başvurarak veya ipekyolgiyimas@hs01.kep.tr adresine kayıtlı elektronik posta (KEP) adresini kullanmak suretiyle iletebilirsiniz.

 

İpekyol’un kişisel verilerinizin hukuka aykırı paylaşımının önlenmesi amacıyla kimliğinizi doğrulama hakkı saklıdır.

 

Başvurunuzda;

1.     Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,

2.     Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın,

3.     Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin,

4.     Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranızın,

5.     Talep konunuzun,

bulunması zorunlu olup varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

 

VERİ GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN ÖNLEMLERİMİZ VE TAAHHÜTLERİMİZ

İpekyol, çalışanlarının kişisel verilerini güvenli ve makul bir şekilde korumayı taahhüt eder. Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini engellemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik teknik ve idari tedbirleri çeşitli yöntemler ve güvenlik teknolojileri kullanarak gerçekleştirmektedir. Ayrıca, özel nitelikli kişisel veriler, Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması ile işlenmektedir.

İpekyol, çalışanlar hakkında elde ettiği kişisel verileri, bu işbu Metin ile 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamayacak ve işleme amaçları dışında kullanmayacaktır. İpekyol, işbu Metin hükümleri uyarınca dış kaynak hizmet sağlayıcılarla çalışanlara ait kişisel verilerin paylaşılması durumunda, söz konusu dış kaynak tedarikçilerinin de işbu madde altında yer alan taahhütlere riayet edeceğini beyan eder.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ ÜZERİNDE GERÇEKLEŞECEK OLAN DEĞİŞİKLİKLER

İpekyol, işbu Aydınlatma Metni hükümlerini dilediği zaman şirket içi portallarda, tüm insan kaynakları ve yönetim sistemlerinde üzerinden yayımlamak suretiyle güncelleyebilir ve değiştirebilir.